Confidentialité
Politique de confidentialité de PIMO (extrait)
Type de renseignements collectés
Service d’accompagnement
Nous collectons les renseignements personnels permettant d’assurer la prestation du service d’accompagnement et la gestion de nos membres: nom complet, date de naissance, coordonnées postales, adresse électronique, numéros de téléphone pertinents, identifiants auprès du Transport adapté, informations de santé, loisirs, habitudes et toute autre information pertinente ainsi que les informations des tiers, le cas échéant.
Toutes les informations supplémentaires qui nous sont données au sujet d’une personne membre par celle-ci ou un tiers, sont inscrites au dossier uniquement si cela peut exercer une influence mesurable sur la prestation du service. Il peut s’agir d’éléments personnels partagés lors de l’accompagnement, d’observations du personnel ou de toute autre information qui n’est pas demandée officiellement dans nos formulaires ou dans les références écrites de tiers, mais qui a été acquise au fil de la prestation de service.
Droit à l’image
Tout ce qui a trait à l’image personnelle, les photos, les vidéos, les enregistrements audio, etc., ne pourront pas être enregistrés sans le consentement explicite de la personne concernée et si celui-ci est inscrit à son dossier.
Profil électronique
Toutes les informations prélevées automatiquement ou spécifiquement lors de l’utilisation de nos médias électroniques (site web, page Facebook, etc.) ne sont utilisées qu’à des fins de statistiques anonymes. L’organisme ne pourra pas être tenu responsables de l’utilisation des données recueillies par les fournisseurs privés de service tel que Facebook.
Gestion de l’information
Les présentes règles s’appliquent à tout type d’information collectée par l’organisme, qu’il s’agisse de données de navigation web, de dossiers de membres ou de tout autre document qui contiendrait des informations nominatives.
- L’organisme doit agir avec rigueur et prendre les moyens les plus adéquats selon ses capacités pour assurer la protection des renseignements personnels et confidentiels.
- Dans tous les cas, l’accès à tout document de l’organisme, incluant des informations personnelles et confidentielles, doit être restreint et sécurisé (ex : mot de passe, dossier crypté, classeur fermé à clé, etc.).
- Tous les dossiers doivent être classés selon les années financières.
- Tous les dossiers doivent être archivés de façon informatique et non en version papier, sauf exception. La mention « Archive » doit être clairement identifiée sur le document ou le dossier visé.
- Deux (2) copies distinctes doivent être disponibles en tout temps (ex : une copie sur un serveur de travail et une copie sur un second serveur).
- Toute information non-pertinente qui date de plus de cinq (5) ans doit être archivée.
- Tous les dossiers non pertinents qui datent de plus de dix (10) ans doivent être détruits, à l’exception des procès-verbaux, des statistiques mensuelles, des états financiers vérifiés et des documents tenant lieu d’historique de la corporation. Tous les procès-verbaux seront colligés dans des livres prévus à cet effet et archivés par voie électronique et seront conservés par la corporation.
Accès à l’information
L’accès aux données recueillies par l’organisme est réservé au personnel ou à la direction selon le degré de sensibilité de l’information (ex : seule la direction a accès au dossier de plainte). En aucun cas, l’organisme ne partagera de données sur ses membres ou son personnel, à moins qu’un consentement explicite ait été donné par ceux-ci. Toute demande d’accès à l’information doit être faite à la direction de l’organisme (voir plus bas).
Précisions sur les moyens de communication et les médias électroniques
Site web et page Facebook
Les informations personnelles requises sur le site web de l’organisme comprennent toutes les informations saisies dans tout formulaire présent sur le site, ainsi que les fichiers témoins (cookies) s’il y a lieu. L’organisme les utilise uniquement dans le but de répondre aux demandes de service et d’information, ainsi qu’à des fins de statistiques anonymes.
L’organisme tient à rappeler aux usagers de Facebook que cette plateforme est une entreprise privée et que l’organisme de peut pas être tenu responsable de l’utilisation que Facebook fait des données qui transitent par son site internet ou ses applications.
Courriel
Les courriels transmis entre l’organisme, son personnel, ses membres, ses partenaires ou le grand public sont des échanges privilégiés et les informations qu’ils contiennent ne devraient être accessibles que pour les destinataires du message : l’organisme ne communiquera donc ces informations à aucun tiers non-autorisés.
De plus, l’organisme ne possède pas de liste d’envois ou publicitaire grand public : ainsi, les seules sollicitations par courriel qui pourraient être reçues par les membres ou un tiers sont en lien avec les droits et avantages conférés par le statut de membre à l’organisme.
Finalement, les courriels envoyés depuis une adresse de PIMO (@pimo.qc.ca) doivent contenir une mention sur la confidentialité en bas de la signature).
